Workplace analytics (WPA)

Dat moet toch anders kunnen, dachten ze bij Broekbakema, want het resultaat van zo’n consultatie in kleine kring sluit niet altijd goed aan op de behoeften van de mensen op de werkvloer. Gelukkig dacht men er bij Innvire net zo over. Dus ontwikkelde dit bedrijf Workplace Analytics. Volgens Van Eck: “Een efficiënte en snelle manier om bij alle medewerkers na te gaan waaraan ze behoefte hebben in hun werk. Met WPA kunnen we daarna de vertaalslag maken naar een gebouw dat echt naadloos aansluit op de wensen en ambities van de mensen op de werkvloer.”

De gedachte achter WPA is volgens directeur-aandeelhouder van Innvire Ilya Devers: “Klanten helpen inzicht geven in wat ze willen. De tijd van rondlopen met een clipboard en iedereen interviewen is niet meer, maar met de digitale middelen die tegenwoordig voorhanden zijn, is het ons gelukt dat clipboard terug te brengen. Zo kunnen wij revolutionair anders werken; geen klankbordgroep, maar een scan – een digitale vragenlijst – onder alle medewerkers. Door de scan goed voor te bereiden, krijgen wij een gemiddelde respons van rond de 72 procent, met uitschieters naar de 90 procent. Ongekend hoog, terwijl we de resultaten gestructureerd binnenkrijgen en gedigitaliseerd analyseren. Zo worden we niet overstelpt door alle informatie die de vragenlijst oplevert.”

Geen klankbordgroep, maar een scan – een digitale vragenlijst – onder alle medewerkers.

Hoe het werkt? Je stelt niet de vraag waaraan iemands werkplek moet voldoen. Dan krijg je wat je al had, want de bestaande werkplek is het referentiekader voor de medewerker. “De kenniswerker wordt niet enthousiast over zijn werkplek, maar over het werk wat hij doet”, stelt Devers. “Vraag dus niet naar de plek, maar naar het werk zelf. Wij praten zo over wat medewerkers echt doen en moeten doen om succesvol te zijn in hun werk. De slimmigheid zit hem erin dat WPA met deze antwoorden statistieken kan genereren waarin je activiteiten per functietype ziet en zaken als managementstijl en onderlinge samenwerkingsverbanden binnen de organisatie. We kunnen snel en eenduidig visualiseren hoe een organisatie opereert. Met die gegevens kun je analyseren hoe de plek eruit moet zien om het werk te faciliteren. En dat is het startpunt van het ontwerp.”

Vraag je waaraan de werkplek moet voldoen, dan krijg je wat je al had.

Belangrijk is overigens te beseffen dat WPA geen kantoorontwerp oplevert. Zoals Devers het stelt: “Dit is een inzichtverschaffer en geen oplossingendictator.” In de woorden van Van Eck: “WPA biedt je een kijkje in hoe je werk eruit ziet. Wat doe je als je op kantoor zit, hoe vaak ben je op pad en hoeveel tijd breng je door met collega’s. Met de antwoorden op dergelijke vragen zijn wij in staat een omgeving te ontwerpen die perfect aansluit op de werkprocessen. Met WPA kunnen wij maatwerk leveren, zoals bij het nieuwe hoofdkantoor voor Océ in Venlo. Daar hebben we eerst de Raad van Bestuur laten zien welke resultaten we met WPA hebben behaald. Zij werden enthousiast en wilden het instrument wel toepassen bij de vraag waaraan de nieuwbouw moest voldoen. We hebben de medewerkers via de scan bevraagd en konden het gebouw echt ontwerpen rond de manier waarop de mensen op de verschillende afdelingen bij Océ werken. Er kwamen verrassende samenwerkingsverbanden uit, die leidden tot het groeperen van afdelingen die nooit bij elkaar gezeten hadden. Vervolgens zijn we ook bij een gebouw van DSM geweest, dat wij op basis van een vergelijkbare uitkomst hebben ontworpen. De medewerkers waren blij verrast. Ze konden zien dat flexibel werken niet gelijk hoeft te staan aan een immense kantoortuin zonder privacy, dat je werkplekken nog steeds kunt personaliseren en dat de verschillende ruimtes voorzien in de verschillende behoeftes die zij hebben tijdens een werkdag.”

Ook Devers is zeer tevreden over de samenwerking: “Architecten zijn de building partners en komen met oplossingen voor de wensen van gebruikers. Doordat wij samen informatie van de gebruikers uit WPA koppelen aan informatie van een gebouw, bij voorkeur met BIM, een Bouw Informatie Model, kunnen we een prettige werkomgeving creëren voor de klant. En juist in Broekbakema vinden wij een partner die toegewijd is dit instrument in te zetten voor een optimaal eindresultaat.”

Beide heren willen nog wel graag benadrukken dat de gegevens die een WPA oplevert niet bij elkaar geharkt worden voor bredere analyses over de ontwikkeling van de werkplek in het algemeen. Devers: “Het heeft geen zin om de inzichten van de ene organisatie te vergelijken met die van een andere. Het gaat om wat een organisatie op dat moment nodig heeft en dat maakt iedere uitkomst uniek. Appels met peren vergelijken, gebeurt al genoeg. Wij faciliteren bedrijven maximaal bij hun zoektocht naar de nieuwe werkelijkheid van hun werkomgeving. Ga je vergelijken, dan krijg je regressie naar een soort algemene norm. Daarmee verdwijnt het innovatieve gehalte van WPA.” Van Eck vult aan: “De kracht zit hem juist in het inzicht geven in werkprocessen zodat wij van daaruit architectonische oplossingen kunnen realiseren die als een maatpak passen. En dat gebaseerd op het voltallige personeelsbestand – vooral dat laatste is uniek aan WPA.”

Geschreven door: Sander Grip
Afbeeldingen WPA: Innvire. Foto interieur: Ronald Zijlstra