Georganiseerd vertrouwen

Het innovatieve farmaceutische bedrijf Byondis opereert wereldwijd. Het hoofdkantoor in Nijmegen had op korte termijn behoefte aan kantoren en laboratoria om aan de laatste eisen te kunnen voldoen op het gebied van de snelgroeiende biotechnologie-tak van het bedrijf. De laboratoria moesten binnen een jaar volledig functioneren. Met alle complexe systemen, controles en veiligheidsapparatuur leek dit op het eerste gezicht een onmogelijke taak. Om het ontwerp- en bouwproces te optimaliseren, heeft Broekbakema samen met opdrachtgever Synthon een innovatieve samenwerkingsvorm tussen de ontwerpende en uitvoerende disciplines geïnitieerd. Het doel: maximale kwaliteit behalen binnen vastgesteld budget en planning.

Het traditionele ontwerp- en bouwproces is lineair gestructureerd en is opgebouwd uit opeenvolgende activiteiten van de verschillende betrokken partijen. Dit resulteert vaak in een organisatorische scheiding tussen het ontwerpproces enerzijds (wat willen we?) en het bouwproces anderzijds (hoe gaan we het maken?). Door het gebouw zo uitgebreid mogelijk te beschrijven in een bestek, wordt getracht de beoogde kwaliteit te beheersen.

Dit complexe en tijdrovende bestek vormt de juridische grond voor georganiseerd wantrouwen tussen de verschillende betrokken partijen. De verantwoordelijkheden worden in deze vorm beperkt tot de eigen discipline. Samen met alle partijen streven naar een gemeenschappelijk doel, is zo helaas niet vanzelfsprekend. De traditionele scheiding tussen het ontwerp- en bouwproces levert frictie op bij de overlevering van de ene naar de andere partij en leidt vaak tot vertraging en meerkosten. Verborgen budgetten en kosten resulteren in discussies over meerkosten. Het resultaat van dit gebrek aan transparantie is te weinig collectieve controle over de financiën van het project als geheel.

In het afgelopen decennium zijn er een aantal nieuwe samenwerkingsverbanden ontstaan, met als doel het aanpakken van de nadelen van het traditionele proces. In projecten met een bouwteam is de aannemer al bij het ontwerpproces betrokken, wat leidt tot een meer geïntegreerde aanpak. Dit levert overigens vaak weer nieuwe, andere barrières op: de opdrachtgever schuift zijn verantwoordelijkheden af op het bouwteam en laat de controle over het bouwproces los. In essentie is er dan nog steeds sprake van georganiseerd wantrouwen, door de verborgen budgetten en kosten. Het werken in een bouwteam bevat nog steeds risico’s op het gebied van budgetoverschrijding, uitloop in de planning en juridische geschillen.

Het volledig in kaart brengen van het budget en alle netto kosten is essentieel voor deze aanpak. Om totale collectieve controle over de projectfinanciering te krijgen, zijn binnen het transparante bouwteam verborgen budgetten en verborgen kosten niet toegestaan. Vertraging bij het rapporteren van de financiën wordt voorkomen en beslissingen kunnen snel worden genomen.

Aan het begin van het project heeft Broekbakema een schetsontwerp gemaakt, inclusief een massamodel en een grof zoneringsplan voor het gebouw. De selectie van de aannemer was gebaseerd op het gepresenteerde plan van aanpak, waarin een snel bouwplan voor het casco van het gebouw verwerkt moest zijn. Het schetsontwerp, het vastgestelde budget, de planning en de kwaliteitseisen vormden de basis voor de open onderhandelingen tussen alle betrokken partijen. De bouwbegroting was binnen het gestelde budget van de opdrachtgever, was collectief gespecifieerd en goedgekeurd door het hele team.

Hoewel het hele bouwteam akkoord moest gaan met alle uitgaven, was iedere partij verantwoordelijk voor het opstellen van de sub-begroting binnen de eigen discipline. Totale openheid over de geschatte kosten was een vereiste en verborgen kosten waren niet toegestaan. Tijdens de wekelijkse bespreking moest er overeenstemming worden bereikt over de gemaakte kosten. Om steeds efficiënt tot een akkoord te komen, is er een stoplichtsysteem geïntroduceerd om de status van de uitgaven per discipline te kwalificeren. Op deze manier werden de uitgaven wekelijks collectief gemonitord en bijgesteld. Door dit intensieve monitoringsproces, kon het budget niet worden overschreden. Als er zich een budgetprobleem opdeed, waren er drie niveaus waarop er een oplossing gevonden kon worden: in eerste instantie werd de oplossing gezocht binnen de individuele kosten, daarna binnen de sub-begroting van de discipline en als het binnen die twee budgetten niet lukte, moest het worden opgelost binnen projectbegroting.

De lean-benadering richt zich op optimale efficiëntie door het minimaliseren van tijdverlies. In zowel het ontwerp- als bouwproces van het FTOL-gebouw zijn alle beslissingen gebaseerd op een lean-samenwerking tussen alle betrokken partijen. Om dit zo te kunnen doen, is de besluitvorming in drie niveaus opgedeeld.

Het eerste niveau is het managementteam. Alle partijen wonen de collectieve wekelijkse sessies met het managementteam bij. Dit betekent niet alleen dat alle kennis direct toegankelijk is in de collectieve besprekingen, maar ook dat alle personen die de besprekingen bijwonen de bevoegdheid hebben om op dat moment beslissingen te nemen. Op deze manier kan het team van specialisten zeer efficiënt keuzes maken, gebaseerd op een gemeenschappelijk doel: een kwalitatief hoogwaardig gebouw neerzetten. Als de beslissingen niet konden worden genomen op managementniveau, werd het probleem doorgespeeld naar een hoger niveau, naar een directiecommissie. In deze commissie zaten alle directieleden van de betrokken partijen en deze commissie kwam om de week samen. Het derde niveau van de besluitvorming was het bestuur van Byondis; formeel had het bestuur de eindverantwoordelijkheid voor de beslissingen.

Het traditionele proces in de bouw bestaat uit een lineaire reeks van activiteiten, waarbij het ene bedrijf doorgaans pas kan beginnen als het andere klaar is. De consequentie hiervan is, dat als er vertraging ontstaat bij een partij, die vertraging doorschuift naar de andere partijen en zij in de problemen komen met hun planning.

In de nieuwe integrale projectbenadering wordt de hoeveelheid werk voor iedere partij opgedeeld in kleinere segmenten die over de hele planning kunnen worden verdeeld. Andere partijen kunnen dan al eerder opvolgen. Het totale proces wordt hierdoor enorm versneld en er kan een hoop tijd worden bespaard.

Een ander voorbeeld van simultane planning: tegelijkertijd met de bouw van de gevel, werd het interieur ontworpen. Deze benadering brengt natuurlijk met zich mee dat er al in een vroege fase ontwerpbeslissingen genomen moeten worden, ook al beperken deze later in het proces de ontwerpvrijheid. De beslissingen in zo’n vroege fase vragen om een duidelijk beeld van de benodigde flexibiliteit en – vanzelfsprekend – een voorkeur voor gestandaardiseerde maten. Tegelijkertijd werken levert een flink versneld proces op en heeft een aantal ontwerpvoordelen, zoals de mogelijkheid om tijdens het ontwerpen van een interieur de ruimte al te kunnen bezoeken. Ook resulteert de betrokkenheid van alle technische partijen in een vroeg stadium in hoogwaardige technische details.

De nieuwe projectaanpak vraagt om zeer toegewijde bedrijven en individuen die bereid zijn om de traditionele gewoontes te laten gaan en elkaar te helpen. Binnen het team moet men elkaar kunnen wijzen op goede, maar ook slechte acties en resultaten. Een samenwerking als dit vraagt om wederzijds vertrouwen en heeft erg goed uitgepakt voor de Volledig Transparante Samenwerkingsmethode.

Voor het FTOL-gebouw heeft Broekbakema een 3D-computermodel gemaakt, om het ruimtelijke ontwerp te onderzoeken, te bepalen en om alle ontwerptekeningen te maken. Laboratoriumgebouwen zijn meestal een uitdaging op het gebied van installaties en technische eisen.  Nadat het FTOL-gebouw was gebouwd, heeft het samenwerkende team de aangrenzende gebouwen ontworpen en gebouwd. Zowel bij het ontwerp- en bouwproces van de ADC-cleanroom als het MAB-laboratoriumgebouw is het gebruik van een digitaal prototype naar een nieuw niveau getild. Om alle technische aspecten in een ontwerp te kunnen integreren, is gebruik gemaakt van Building Information Models (BIM) om digitale prototypes van de gebouwen te maken, waarin samenwerken mogelijk is. Door tegelijkertijd samen met alle partners in hetzelfde 3D-model te werken, worden ruimtelijke problemen al in een vroeg stadium gedetecteerd en aangepast. Op deze wijze wordt de kans op fouten geminimaliseerd en zodoende de kostenbeheersing geoptimaliseerd.

Als een nieuwe methode om het ontwerp- en bouwproces te organiseren, is de Volledig Transparante Samenwerkingsmethode erg succesvol gebleken. Het FTOL-gebouw is binnen het geplande jaar en binnen budget gerealiseerd. Aan de hoge gestelde architectonische en technische kwaliteitseisen is helemaal voldaan. Daarbij biedt het gebouw een zeer prettige werkomgeving. De samenwerking is voortgezet, zowel het aangrenzende ADC-gebouw als het nabijgelegen MAB-gebouw is naar ontwerp van Broekbakema gerealiseerd.

Alle nieuwe gebouwen die deel uitmaken van het masterplan voor het Byondis, dat tevens is ontworpen door Broekbakema, worden ontworpen en gebouwd in het samenwerkingsverband dat is gebaseerd op het principe van volledige transparantie en georganiseerd vertrouwen.

Byondis (voorheen Synthon BioPharmaceuticals), met het hoofdkantoor in Nijmegen, is een internationaal farmaceutisch bedrijf en leider op het gebied van generieke geneesmiddelen. Het bedrijf is begonnen met de biofarmaceutische afdeling in 2007 en werkt aan een veelbelovend portfolio van innovatieve medicijnen. Byondis ontwikkelt zich snel tot een gespecialiseerd farmaceutisch bedrijf, met de focus op therapeutische kant van auto-immuunziektes en oncologie. De producten van Byondis zijn momenteel goedgekeurd door de regelgevende instanties in meer dan 80 landen wereldwijd en worden in de markt gezet met behulp van strategische partnerschappen en – in bepaalde gebieden – met behulp van directe verkoop. Byondis heeft wereldwijd 1.400 werknemers.

Het FastTrack Offices & Labs gebouw heeft een duidelijke opbouw. Het gebouw bestaat uit vijf verdiepingen: opslag onder het groene dek, een glazen kantoorverdieping bovenop het groene dek en daar weer boven, als een zwevend horizontaal volume, drie verdiepingen met laboratoria, kantoren en engineering. De ingang is ruim en staat in directe verbinding met de eerste verdieping door twee vides. De glazen, verdiepingshoge wanden versterken de interactie met het landschap. Door het overstek van het bovenliggende gebouwvolume wordt de zonnewarmte op natuurlijke wijze buiten gehouden. De gevel is opgebouwd uit twee lagen: een wind- en waterdichte elementengevel in een felle, limoen-gele kleur en een strekmetalen scherm als tweede huid daaromheen. Vanaf de snelweg lijkt het volume redelijk gesloten, maar bij het benaderen van het gebouw opent de gevel zich en wordt de kleur van binnenste laag duidelijk zichtbaar.

Sinds 2008 werkt Broekbakema aan het masterplan voor Byondis. FastTrack Offices & Labs is het eerste gebouw dat is gerealiseerd. De afgelopen jaren heeft Broekbakema gewerkt aan meerdere ontwerpen voor Byondis, uiteenlopend van landschap tot interieur.